New Work über Nacht: So funktioniert die Umstellung aufs Homeoffice 

Das Wichtigste bei der erfolgreichen Umstellung eines Unternehmens auf New Work sind nicht die Tools, sondern die Menschen. Hartmut Hahn, Mitgründer der Software-Adoption Plattform Userlane, nennt sieben Tipps, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter bei der Umstellung auf Homeoffice gut begleiten können. 

Seit Jahren zwingen Entwicklungen, wie Digitalisierung, Konnektivität und Globalisierung, die Unternehmen dazu, über die Digitalisierung von Arbeitsplätzen und New Work nachzudenken. Doch auch wenn Mitarbeiter in vielen Unternehmen inzwischen hin und wieder Homeoffice machtengelebter Alltag war das nur in den seltensten Fällen.  

Stattdessen diskutieren Entscheider, Arbeitspsychologen und HR-Abteilungen in unendlichen Meetings über Tools, Arbeitsmodelle und unternehmerische Folgen der New Work Transformation. Letzten Endes dreht sich alles immer um eine entscheidende Frage: Können Unternehmen es sich leisten, die totale Kontrolle aufzugeben und ist ein Mitarbeiter, der zuhause arbeitet, genauso produktiv für das Unternehmen wie ein Mitarbeiter im Büro? 

Und dann, quasi über Nacht, zwingt ein Virus die Geschäftswelt dazu, die digitale Transformation des Arbeitsplatzes, die auf einen Horizont von fünf bis zehn Jahren geplant war, in zwei Wochen umzusetzen und Homeoffice für ihre Mitarbeiter zu ermöglichen … Auf einmal ist der Change kein Prozess mehr, sondern ein Adhoc-Zustand. Die Unternehmen haben nur eine Wahl: Friss oder stirb. 

Doch auch jetzt haben Unternehmen Möglichkeiten, New-Work-Modelle menschlicher zu gestalten und dem einzelnen Mitarbeiter nicht vor den Kopf zu stoßen, sondern ihn mitzunehmen auf die Reise in die neue Arbeitswelt. 
 

Die wichtigsten Erfolgsregeln: 

  1. Technik muss funktionieren, nicht frustrieren

Wer hat es in den letzten Tagen nicht erlebt. Eine Web-Konferenz wird einberufen und mindestens ein Kollege oder eine Kollegin kommt zu spät, weil bei ihm oder ihr die Technik nicht funktionierte. Das kostet Produktivität und kratzt an der Stimmung. Wenn Technik nicht funktioniert oder für den einzelnen nur schwer bedienbar ist, darf das Unternehmen nicht mit dem Finger auf die vermeintlich unfähige eigene IT-Abteilung zeigen. Diese ist ohnehin überlastet durch die Flut an Support-Anfragen, die bei Mitarbeitern im Homeoffice auftreten, weil sie ihre Kollegen nicht mehr unmittelbar um Hilfe fragen können. In Krisenzeiten wie diesen ist es Aufgabe der Geschäftsleitung, alles dafür zu tun, dass Software den Mitarbeitern das Leben erleichtert – und es ihnen nicht zusätzlich erschwert. Jedem Mitarbeiter muss die Hilfestellung zuteilwerden, die er braucht, um seine neue Rolle zu bewältigen – notfalls auch mehrfach. 

  1. Alltag einteilen

Aufstehen, anziehen und dann am heimischen PC arbeiten – wer glaubt, dass Homeoffice so funktioniert, springt zu kurz. Viele Mitarbeiter sind damit überfordert, wenn sie ihren Alltag plötzlich selbst strukturieren müssen. Sie brauchen weiterhin feste Rituale, an denen sie sich orientieren können. Das kann das tägliche 11.00-Uhr-Web-Meeting im Marketing sein oder der wöchentliche 17.00-Uhr-Call im Vertrieb. Regelmäßige verbindliche Termine sorgen weiterhin für Struktur im Arbeitsalltag und ein Gefühl des Miteinanders. 

  1. Soziale Distanz überbrücken

Stellen Sie sich einmal vor: Was wäre heute in Ihrer Kaffeeküche los, wenn nicht alle Mitarbeiter im Homeoffice wären? Die Leute würden die neuesten Corona-Berichte austauschen, Zukunftsängste diskutieren oder einfach nur Witze machen. Diese Kultur gilt es auch über Remote-Beziehungen aufrecht zu erhalten. Immer mehr Unternehmen führen daher virtuelle soziale Events, wie eine morgendliche Kaffeepause oder eine After-Work-Hour, ein, in der sich Mitarbeiter per Web-Meeting bei einer Tasse Kaffee oder einem Glas Wein privat untereinander austauschen können. Auch ein eigener WhatsApp-Kanal für Inhalte, die nicht business-relevant sind, hilft dabei, auch im Homeoffice mit den Kollegen informell in Kontakt zu kommen. 

  1. Transparenz schaffen

Wenn Mitarbeiter sich mitgenommen fühlen sollen, müssen sie auch mitgenommen werden. Klingt banal, wird in Krisenzeiten wie diesen aber gerne vergessen. Dabei gibt es genau jetzt hohe Unsicherheiten in der Belegschaft. Viele Mitarbeiter sind besorgt, wie es mit ihren Jobs weitergeht. Ein Weg, solchen Fragen zu begegnen, sind kurze, virtuelle Lunch-Briefings, in denen die Geschäftsleitung nahbar wird und den aktuellen Stand der Lage erläutert. Dabei kommt es nicht drauf an zu signalisieren, dass das Management alle Antworten weiß. Es geht mehr darum, gemeinsam den Weg zu gestalten und ”Work in Progress” zu akzeptieren. Hier sollte auch Platz sein für Kritik und Anregungen der Mitarbeiter, wie sich die gegenwärtige Situation vielleicht optimieren lässt. Hier schlägt Menschlichkeit Perfektion.  

  1. Konkrete Ziele vorgeben

Das größte Problem der Mitarbeiter im Homeoffice ist, dass sie einen Rechtfertigungsdruck verspüren, dass sie ihre Arbeitszeit nicht beim Bingewatching vor Netflix, sondern tatsächlich in den Diensten des Unternehmens verbracht haben. Hier hilft es, Ziele und Deadlines konkreter als sonst zu definieren, um Mitarbeitern mehr Struktur zu geben. Dies bedeutet nicht, den Tag im 15-Minuten-Takt zu micromanagensondern sicherzustellen, dass jeder transparent weiß, was erreicht werden soll. Wer seine Vorgaben kennt und erreicht, kann dann auch schon um 17.00 Uhr das erste Feierabendbierchen öffnen, obwohl die Regelarbeitszeit den Dienstschluss um 18.00 Uhr vorsieht – oder tagsüber die nörgelnden Kleinkinder bespaßen und die Arbeit am Abend nachholen. 

  1. Kommunikation strukturieren

Natürlich ist Kommunikation wichtig. Sie kann aber auch zum Produktivitätskiller werden. Wenn E-Mail-Eingang, WhatsApp und LinkedIn permanent bimmeln, ist ein Arbeitstag schnell vorbei – und die Arbeit noch immer nicht getan. Hier helfen verbindliche Zeiten, wann beispielsweise E-Mail-Accounts geöffnet werden sollten, den Mitarbeitern dabei, sich auf ihre Arbeit zu fokussieren. 

  1. langfristig planen 

Zu Beginn der Corona-Krise hofften alle Unternehmen, diese Situation würde in wenigen Tagen bis Wochen wieder vorbei sein. Doch wer nur einen Plan für zwei oder fünf Wochen entwickelt und die Mitarbeiter darauf einschwört, sorgt für Frustration und Verzweiflung, wenn die Krise länger dauert. Unternehmen müssen eine Vision entwickeln, wie Remote Work auch langfristig funktionieren kann.  

Und nun? Sie müssen es schaffen, bei den Mitarbeitern trotz räumlicher Distanz ein Wir-Gefühl zu entwickeln, in dem die Krise nicht als Gefahr, sondern als Chance für neues Denken verstanden wird. Das setzt ungeahnte kreative Kräfte frei – und davon profitieren letzten Endes alle: die Mitarbeiter und das Unternehmen. Der richtige Mix an Maßnahmen ist so individuell wie das Unternehmen selbst. Eine allgemeingültige Schablone gibt es nicht. Es kommt eher darauf an, mit den Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben, zuzuhören und die richtigen Hebel zu finden.  

Susanne Mauermann/ 23.03.2021